Asistente Administrativo, Mexico City, Mexico At FAO – Food and Agriculture Organization of the United Nations

2300641

Asistente Administrativo

Anuncio de trabajo : 02/mar/2023

Fecha de anulación de publicación : 23/mar/2023, 22:59:00

Organizational Unit : FLMEX – FAO Partnership and Liaison Office in Mexico

Tipo de puesto : Trabajo temporal

Tipo de Requisición : NPP (Personal Nacional de Proyecto)

Nivel de Grado : N/A

Ubicación principal : México-Mexico City

Duración : 12 meses

Número de Puesto : N/A

La FAO intenta que haya diversidad de género, geográfica y lingüística entre su personal y sus consultores internacionales, a fin de atender de la mejor manera posible a los Estados Miembros de la Organización en todas las regiones.

  •  La FAO está comprometida con el logro de la diversidad en su fuerza de trabajo por lo que se refiere al sexo, la nacionalidad, el origen y la cultura.
  •  Se alienta a las mujeres, los nacionales de Estados Miembros insuficientemente o no representados y las personas con discapacidades que posean las cualificaciones necesarias a presentar sus solicitudes.
  •  Todas las personas que trabajan para la FAO deben cumplir las normas de integridad y conducta profesional más estrictas y defender los valores de la FAO.
  •  La FAO, en cuanto organismo especializado de las Naciones Unidas, aplica una política de tolerancia cero ante conductas incompatibles con su estatuto, sus objetivos y su mandato, en particular la explotación y el abuso sexuales, el acoso sexual, el abuso de autoridad y la discriminación.
  •  Todos los candidatos seleccionados se someterán a rigurosas comprobaciones de referencias y antecedentes.
  •  Todas las solicitudes se tratarán con la más estricta confidencialidad.

Marco organizativo

El puesto está ubicado en la Representación de FAO en México. Esta vacante es parte del equipo de administración que reporta a la representante de FAO México.

Dependencia jerárquica

Bajo la supervisión de la Representante asistente de administración de FAO México.

Campo de especialización

Administración de proyecto y Asistente Administrativo – Enlace administrativo

Tareas y responsabilidades

  •  Asegura que se realice un adecuado seguimiento del plan de compras consolidado, identificando cuellos de botella para su implementación.
  •  Supervisa al personal administrativo y les brinda apoyo en operaciones complejas.
  •  Da asesoría y guía al personal administrativo sobre la normatividad de FAO.
  •  Participa en las capacitaciones al personal de la oficina sobre normatividad y procesos.
  •  Da seguimiento y reporta oportunamente ante la previsión de retrasos sobre las actividades administrativas como compras, viajes, pagos, equipos, servicios generales, ICQ, FPP, Control de riesgos, etcétera. tomando acciones oportunamente ante la previsión de retrasos.
  •  Se asegura que los archivos administrativos en share point se encuentren actualizados.
  •  Apoya en el seguimiento del cumplimiento de contratos firmados con proveedores.
  •  Da soporte al personal administrativo para facilitar sus tareas.
  •  Apoya en situaciones críticas de falta de personal en el área administrativa, con excepción de finanzas.
  •  Prepara reportes e informes del área.
  •  Es punto focal alterno del OMT
  •  Es punto focal alterno del BOS
  •  Forma parte de control de calidad en cartas acuerdo.
  •  Apoya en la implementación de las medidas de mitigación de riesgos de la oficina y de controles internos derivados del ICQ.
  •  Se asegura que el reporte de órdenes de compra y requisiciones en el sistema GRMS se mantenga actualizado y depurado.
  •  Realizar cualquier otra función alineada con el objetivo del puesto.

LOS CANDIDATOS SERÁN EVALUADOS CON ARREGLO A LOS SIGUIENTES CRITERIOS:

Requisitos mínimos

  •  Licenciatura en administración de empresas, relaciones económicas, relaciones internacionales, finanzas o carrera afín.
  •  5 años de experiencia y conocimientos en procesos de compras por cotización y licitaciones, realizar y ejecutar planes de adquisiciones de bienes y servicios, organizar eventos y talleres de capacitación, dar seguimiento a pagos de proveedores.
  •  Nacionalidad Mexicana.
  •  Nivel de inglés A

Competencias fundamentales de la FAO

  •  Enfoque basado en los resultados
  •  Trabajo en equipo
  •  Comunicación
  •  Establecimiento de relaciones eficaces
  •  Intercambio de conocimientos y mejora continua

Aptitudes técnicas/funcionales

  •  Aptitud para utilizar eficazmente los programas informáticos estándares para oficina, tales como MS Office (Windows, Word, Outlook, Excel, Power Point, Exchange) y otros.
  •  Aptitud para utilizar eficazmente programas informáticos de contabilidad y otros sistemas de información y base de datos para incorporar datos, realizar búsquedas, recuperar/definir informes especiales y analizar y editar los resultados en un formato adecuado.
  •  Habilidades probadas para establecer relaciones fluidas de trabajo con representantes de instituciones de gobierno y ONGs.
  •  Se considerará un plus la experiencia con agencias de Naciones Unidas, Gobiernos federal o estales y en adquisiciones y eventos en campo.
  •  Al menos 5 años de experiencia en funciones iguales o similares.
  •  Conocimiento amplio en el manejo de hojas de cálculo y otras herramientas de gestión de compras y adquisiciones.
  •  Habilidad para establecer relaciones laborales armoniosas y contribuir a la creación de un clima institucional de respeto.

INFORMACIÓN ADICIONAL

  •  La FAO no cobra tasas en ninguna etapa del proceso de contratación (solicitud, entrevista, tramitación).
  •  Las solicitudes incompletas no se tendrán en cuenta. Si necesita ayuda o tiene dudas, contacte con: Careers@fao.org
  •  Las solicitudes recibidas después del vencimiento del plazo de presentación de solicitudes no se aceptarán.
  •  Le informamos que la FAO solo considerará los títulos o credenciales académicos obtenidos en una institución de enseñanza incluida en la Base de datos mundial sobre educación superior, la cual es una lista mantenida por la Asociación Internacional de Universidades (IAU)/UNESCO. La lista puede ser consultada en: www.whed.net/
  •  Para cualquier otra cuestión visite el sitio web de la FAO sobre empleo: http://www.fao.org/employment/home/es/.

Se hace notar que todos los candidatos deberían adherirse a los valores de la Organización de compromiso con la FAO, respeto hacia todos e integridad y transparencia.

PRESENTACIÓN DE SOLICITUDES

  •  Si desea presentar una solicitud, vaya al sitio web de contratación de la FAO ( Empleo en la FAO) y complete su perfil en línea.
  •  Las solicitudes incompletas no se tendrán en cuenta. Solo se considerarán las solicitudes recibidas a través del portal de contratación.
  •  Aconsejamos a los candidatos que presenten su solicitud con antelación suficiente al vencimiento del plazo.
  •  Si necesita ayuda, contacte con: Careers@fao.org.

EN LOS LOCALES DE LA FAO ESTÁ PROHIBIDO FUMAR

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